OneDrive紹介 – まだUSBメモリでデータ移動してる？

大学院になると研究室のパソコンを使えるようになって、家と研究室のパソコンでデータを移動させることが増えると思います。

• 研究のデータ
• エントリーシートなど就活のデータ

こういうデータなどです。社会人であれば家と職場のパソコン間でデータを移動させることがあると思います。

このとき、わざわざUSBメモリを抜き差ししてデータ移動をしていませんか？

OneDriveを使うことで簡単にパソコン間のデータが共有できます。

かく言う私も以前は、USBメモリを使っていました。しかし、OneDriveを使うことでより楽で便利になりました。OneDriveを使い始めて2年経って感じたメリットとデメリットをまとめます。

USBメモリと比較したOneDriveのメリットとデメリット

メリット

• 設定してしまえば何もしなくていい
• 自動保存
• データを紛失する心配がない
• インターネット環境があればどこでもデータを見たり、編集したりすることができる
• バージョン履歴を確認できる
• 簡単にデータを復元できる

順に解説していきます。

設定してしまえば何もしなくていい

OneDriveを2つのパソコンに設定してしまえば、WordやExcelのファイルを共有したフォルダに入れるだけでデータ共有ができます。

設定方法URL

自動保存

普段WordやExcelのファイル編集中、上書き保存をすると思います。上書き保存をするのを忘れて編集したデータが台無しにる経験をしたことがある人もいると思います。

しかし、OneDriveだとファイルに変更を加えるとその都度自動保存してくれます。

どのタイミングで上書き保存するか考える必要がなくなります。

例えば、Word作業中ブレーカーがおちても、編集したデータが消えることはありません。

「何もしなくても勝手に上書き保存してくれる」これが最高です。

OneDriveのフォルダにファイルを入れるだけで自動保存がオンになります。

ファイルに変更を加えると自動保存されて、ファイル名の場所が「保存済み」となります。

データを紛失する心配がない

USBメモリは紛失すれば、その中のデータが消えてしまいます。

OneDriveはクラウドにデータが保存されているので紛失する心配がありません。

インターネット環境があればどこでもデータを見たり、編集したりすることができる

USBメモリは、そのUSBメモリがないとデータを確認できません。

OneDriveはクラウドにデータがあるので、インターネット環境があれば、どこでも、どのデバイスからでもデータを確認したり、編集したりすることができます。

バージョン履歴を確認できる

バージョン履歴とは、ファイルに変更を加える前の内容のことです。

ファイルに変更を加える前の状態にさかのぼって、履歴を見ることができます。

バージョン履歴を見る方法
まず、バージョン履歴を確認したいファイルを開きます。そして、ファイル名のところをクリックします。次に「バージョン履歴」をクリックします。

ファイルが更新された日付や更新者が分かります。
確認したい日付の「バージョンを開く」をクリックしてバージョン履歴を確認することができます。

以前のバージョンを復元することができます。また、現在のバージョンと以前のバージョンを比較することができます。

簡単にデータを復元できる

USBメモリは間違えてデータを消してしまっても簡単に復元することはできません。

OneDriveは間違えてデータを消してしまっても、ゴミ箱から簡単に復元することができます。

データを削除したパソコンのゴミ箱からでも、OneDriveのゴミ箱からでも復元することができます。

OneDriveのゴミ箱はWeb上にあるので（クラウド）、インターネット環境があればどこからでも復元することができます。

デメリット

• 設定がめんどくさい
• インターネット環境が必要
• 無料で使える容量に限りがある
• 同期が遅い
• 研究室や職場のパソコンで他の人に見られたくないデータは向いていない

設定がめんどくさい

まずはOneDriveをインストールします。（Windowsでは元からインストールされています）
インストールするとすぐに使い始めることができます。

他の人とのデータ共有は、設定する必要があります。

インターネット環境が必要

異なるデバイスでデータを同期する場合はインターネット環境が必要です。

1つのデバイスで普通に使う分には、インターネット環境がなくても、ファイルの編集や上書き保存ができます。

無料で使える容量に限りがある

OneDriveは無料で5Gまで使うことができます。写真や動画をたくさん入れると容量がいっぱいになります。WordやExcelのファイルは容量が小さいので、そういったOfficeアプリを使う分には大丈夫です。

他のクラウドサービスよりOneDriveをおすすめする理由

• 自動保存ができる
• バージョン履歴が確認できる
• Office Onlineが利用できる

この3つのなかでも特に推したいのは、Office Onlineが使えるということです。Office OnlineとはWeb上でWordやExcel、PowerPointを使えるサービスのことです。無料です。

本家のOfficeアプリと比べて使えない機能もありますが、ほとんどの機能は問題なく使えます。パソコンにOfficeアプリがインストールされていない人にお勧めです。

Office OnlineはOneDriveにファイルをアップロードするだけで利用することができます。

他のメンバーへのデータ共有でもOneDriveがおすすめ

データを自分だけでなく、メンバーに共有したい時もOneDriveがおすすめです。

私は大学院の研究でメンバーとOneDriveを使ってデータ共有をしていました。
OneDriveを使う前は、USBメモリを使って、データを配っていました。

OneDriveにしてからはデータ共有がかなり楽になりました。というか、設定すれば何もしなくていいです。

OneDrive 共有フォルダを 他の人（外部）と 共有する設定

スマホでも共有できる

スマホでもOneDriveのアプリをインストールすれば、簡単にデータを確認したり、編集したりすることができます。

まとめ

どのデバイスでも、どんな場所でもデータを確認できる。これがクラウドサービスのよさです。

OneDriveは一度設定してしまえば、楽で便利なサービスなので、ぜひ使ってみてください。